Ing. Claudia Rodríguez Tapia
Ing. MBA. PMP® Especialista en gestión de riesgos de Sistemas de Gestión de Normas Internacionales ISO: Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad Vial, Antisoborno, Seguridad de la Información, Inteligencia Artificial, entre otras. Lidera equipos de trabajo en Sistemas de Gestión de Normas Internacionales ISO en Norteamérica, Latinoamérica y el Caribe.
Si hay algo que he aprendido a lo largo de mi trayectoria como especialista en sistemas de gestión de calidad es que las no conformidades no son un problema, sino una oportunidad. Si, lo sé, esto puede sonar como un cliché, pero permíteme contarte algunas experiencias que he podido observar trabajando con empresas de Norteamérica, Latinoamérica y el Caribe. Estoy segura de que reconocerás algunos de estos escenarios y quizás encuentres soluciones que te inspiren a ver estas situaciones desde otro punto de vista.
La realidad detrás de las no conformidades
Recuerdo claramente mi primera auditoría externa con una empresa de manufactura en Perú. Todo parecía ir bien hasta que llegamos a la revisión de la documentación. ¡Caos total! Había procedimientos escritos que no reflejaban en nada lo que realmente se hacía en el día a día. ¿El resultado? Una no conformidad mayor.
Esto no es un caso aislado. He visto cómo muchas empresas enfrentan problemas similares, como:
- Procedimientos obsoletos que nadie se toma el tiempo de actualizar.
- Auditorías internas que se hacen solo para "cumplir" y no para detectar oportunidades reales de mejora.
- Un enfoque basado en riesgos que se queda en palabras bonitas, pero nunca aterriza en acciones concretas.
¿Te suena familiar? La buena noticia es que todos estos problemas tienen solución.
¿Por qué ocurren estas no conformidades?
Aquí entra mi parte favorita del trabajo: identificar las causas. Muchas veces, lo que parece un gran problema tiene una raíz mucho más simple de lo que pensamos.
- Falta de tiempo: Con tantas prioridades, la calidad suele quedar relegada a un segundo plano.
- Capacitación insuficiente: No todos en la organización entienden realmente los requisitos de la ISO 9001.
- Falta de herramientas: Seguir gestionando la calidad con hojas de cálculo y carpetas físicas puede ser agotador e ineficiente.
Cuando logramos entender por qué suceden estas no conformidades, podemos empezar a diseñar estrategias para eliminarlas de raíz.
Lecciones aprendidas y cómo superarlas
A lo largo de los años, he tenido la fortuna de ayudar a muchas organizaciones a convertir sus no conformidades en oportunidades para brillar. Déjame compartirte algunas lecciones que siempre funcionan:
- Documentación clara y actualizada:
Asegúrate de que los procedimientos reflejen lo que realmente haces. La asignación de responsabilidades en la actualización de los procedimientos hace la diferencia, recuerda la “responsabilidad de todos es responsabilidad de nadie”. Además, utilizar un software para centralizar toda la documentación hace maravillas. - Auditorías internas efectivas:
Las auditorías no son una gestión más, son una herramienta poderosa que añade valor a tu organización. Capacita a tus auditores internos y dales la independencia para ser objetivos. - Riesgos en acción:
Una empresa en Canadá implementó una matriz de riesgos simple, pero efectiva. Cada equipo identificaba sus riesgos principales y planificaba acciones para mitigarlos. Fue increíble ver cómo esa práctica redujo las no conformidades. - Tecnología al rescate:
¿Sabías que los ERPs o softwares especializados pueden automatizar la gestión de no conformidades?, y de todo tu sistema de gestión? Recuerdo el caso como una empresa en el Caribe transformó su sistema de calidad al implementar un software que generaba alertas automáticas para el seguimiento de auditorías y acciones correctivas. ¡Nunca más se les escapó una fecha!
¿Por qué un ERP puede ser tu mejor aliado?
Hablando de tecnología, no puedo dejar de destacar el impacto que un ERP o software de gestión puede tener en tu sistema de calidad. Aquí te cuento algunas ventajas que he experimentado de primera mano:
- Automatización de tareas repetitivas: Olvídate de perseguir a los responsables para que actualicen su parte del sistema.
- Mejor trazabilidad: Desde la identificación de un problema hasta su resolución, todo queda registrado.
- Accesibilidad: Toda la información está en un solo lugar, lista para ser consultada en cualquier momento.
Si estás considerando dar este paso, te recomiendo evaluar opciones que se ajusten a tus necesidades. Recuerda, no todos los softwares son iguales, y vale la pena invertir tiempo en elegir bien.
El impacto positivo de una gestión proactiva
Cuando gestionas las no conformidades de manera efectiva, los resultados son evidentes:
- Clientes más satisfechos: Porque ven un compromiso real con la calidad.
- Equipos más comprometidos: Porque entienden su papel y cómo contribuyen al éxito de la organización.
- Menos dolores de cabeza: Porque los problemas se resuelven antes de convertirse en crisis.
Esto no solo mejora de la condición de tu certificación, sino también la reputación de tu empresa en el mercado.
Mi invitación personal
Si algo he aprendido es que la calidad no se trata de cumplir los requisitos de la norma, sino vivirla. Si necesitas orientación, capacitación, auditorías, recursos o herramientas para optimizar tu sistema de gestión, escríbenos a informes@inorperu.com y/o a nuestro whatsapp +51932303771 estaremos encantados de asesorarte. ¿Hablamos? 😊